Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Seit 2022 ist das Thema Arbeitszeiterfassung in Deutschland endgültig in den Fokus gerückt. Doch was bedeutet das konkret? Welche gesetzlichen Grundlagen gelten aktuell, und wie wird die Arbeitszeiterfassung in Deutschland umgesetzt? In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige zur Pflicht der systematischen Erfassung von Arbeitszeiten.
Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?
Im Kern geht es darum, die Arbeitszeiten von Beschäftigten lückenlos zu dokumentieren: von Arbeitsbeginn und Arbeitsende über Pausen bis hin zu Überstunden. Diese Dokumentation soll Transparenz schaffen und sicherstellen, dass gesetzliche Regelungen eingehalten werden.
Die Umsetzung kann klassisch mit Stundenzetteln oder modernen Zeiterfassungssystemen wie Stechuhren, Apps oder Softwarelösungen erfolgen. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Systeme, um Arbeitszeiten präzise und automatisiert festzuhalten.
Rechtliche Grundlage: Das EuGH-Urteil
Eine Schlüsselfrage für Unternehmen lautet: Ist die Zeiterfassung verpflichtend? Ja – das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits 2019 entschieden (Az. C-55/18). Das Urteil folgte einer Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank. Diese hatte argumentiert, dass nur Überstunden, nicht jedoch die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werden müsse. Der EuGH stellte jedoch klar: Arbeitgeber in allen EU-Mitgliedstaaten müssen ein verlässliches System einführen, um Arbeitszeiten objektiv zu erfassen. Damit sollen das Grundrecht auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit und ausreichende Ruhezeiten gewahrt werden.
Bestätigung durch weitere Urteile
Auch in den Folgejahren blieb der EuGH bei seiner Linie: 2023 wurde die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung erneut betont. Arbeitgeber müssen also auch weiterhin dafür sorgen, dass alle Arbeitszeiten korrekt und zuverlässig erfasst werden. Diese Verpflichtung gilt branchenübergreifend und unabhängig von der Unternehmensgröße.
Deutsche Umsetzung: BAG-Entscheidung
Obwohl das EuGH-Urteil 2019 gefasst wurde, hat Deutschland es zunächst nicht direkt in nationales Recht umgesetzt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stellte jedoch im September 2022 klar: Bereits jetzt müssen Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen, das den Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes entspricht. Dabei geht es nicht nur um Überstunden – die gesamte Arbeitszeit muss erfasst werden.
Relevante Gesetze und Pflichten
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung stützt sich in Deutschland vor allem auf zwei Normen:
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§ 16 Abs. 2 ArbZG: Ursprünglich nur für Überstunden vorgesehen, wurde die Dokumentationspflicht durch das BAG-Urteil ausgeweitet.
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§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG: Hieraus leitet sich die Pflicht ab, ein geeignetes System zur Erfassung bereitzustellen und dessen Nutzung sicherzustellen.
Künftige Entwicklungen und elektronische Zeiterfassung
Ein Gesetzentwurf, der die Zeiterfassungspflicht präzisiert, befindet sich derzeit im parlamentarischen Verfahren. Vorgesehen ist dabei vor allem:
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eine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung – zum Beispiel über Apps, Software oder Terminals,
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Ausnahmen für Kleinstbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitenden, die weiterhin auch manuell (z. B. auf Papier) dokumentieren dürfen.
Die Verabschiedung des Gesetzes könnte sich allerdings verzögern, da die Bundestagswahlen im Februar 2025 zu einer zeitlichen Verschiebung geführt haben. Bis dahin gilt: Unternehmen müssen bereits jetzt ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung umsetzen. Auch bei Vertrauensarbeitszeit bleibt die Pflicht bestehen – Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen dokumentiert werden.
Nicht vergessen: Datenschutz einhalten!
Setzen Sie digitale Zeiterfassungssysteme ein, müssen Sie gleichzeitig die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO berücksichtigen. Da Arbeitszeiten personenbezogene Daten sind, ist eine sorgfältige Prüfung erforderlich: Die Verarbeitung muss einem klaren Zweck dienen – etwa der Abrechnung oder der Einhaltung gesetzlicher Pflichten.
Wichtige Datenschutzgrundsätze wie Datenminimierung, Zweckbindung und Transparenz sind einzuhalten. Zudem müssen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umgesetzt werden. In vielen Fällen ist zudem eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO notwendig. Beschäftigte müssen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden, und der Zugriff darf nur nach dem Need-to-know-Prinzip erfolgen.
Fazit
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist längst Realität – Unternehmen sollten prüfen, ob ihr Zeiterfassungssystem den aktuellen Vorgaben genügt und auch datenschutzrechtlich sauber umgesetzt ist. So bleiben Sie rechtssicher und tragen zugleich zum Schutz der Rechte Ihrer Mitarbeitenden bei.